TAKE HOME

MATA KULIAH : MSP. 303 MANAJEMEN SISTEM

INFORMASI PENDIDIKAN

SIFAT : TAKE HOME

DOSEN PENGAMPU : PROF. DR. WAHIDIN, M.PD

NAMA MAHASISWA : DADANG SUHENDA

N I M : 82320809750

PROGRAM STUDY : MAGISTER MANAJEMEN PENDIDIKAN

PROGRAM PASCASARJANA UNIGAL CIAMIS

KELAS : D – 5 MAJALENGKA

1. Mengapa Manejement Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) menjadi sangat penting dalam peningkatan mutu pendidikan di Indonesia? Jelaskan !

JAWABAN

Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor penting untuk meningkatkan pelayanan sekaligus penghematan bagi pendidikan dan kini telah menjadi salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Dengan kemajuan perkembangan pendidikan di Indonesia, baik dari aspek administratif atau teknologi, maka proses pelayanan pendidikan di Indonesia dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk mengembangkan mutu Pendidikan dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung, dimana salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi teknologi informasi dalam bidang sistem informasi manajemen pendidikan.

Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini. Banyak lembaga Pendidikan dan Pendidikan telah mendapat manfaat dari peralatan canggih ini. Dengan adanya sistem ini, informasi lebih mudah sampai pada masyarakat luas di berbagai daerah, masyarakat akan dengan mudah memperoleh informasi, memprosesnya dan menggunakannya secara efektif dengan informasi-informasi terkini. Informasi yang dihasilkan adalah informasi yang akurat, tepat dan jelas. Kalau semuanya berjalan dengan lancar baik itu dilakukan oleh peserta didik maupun pendidikan maka tidaklah tidak mungkin pendidikan di Indonesia akan semakin mengarah ke arah kemajuan. Sistem ini juga mempunyai peran khususnya memberi sumbangan bagi para pengambil kebijakan untuk mengambil keputusan dengan cepat dan tepat demi kemajuan pendidikan di Indonesia.

Beberapa nilai penting MSIP adalah :

1. Sistem Informasi yang berbasis computer (computer-based information systems) memungkinkan pendelegasian kegiatan rutin.

2. Teknologi informasi memungkinkan pengolahan data secara lebih akurat dan andal.

3. Pembuatan keputusan akan ditunjang dengan pilihan alternatif yang lebih objektif dengan data pendukung yang lengkap

4. Monitoring dan evaluasi memerlukan penyerapan informasi secara cepat dan efisien.

2. Deskripsikan wilayah garapan/ pokok-pokok manajemen sistem informasi pendidikan (MSIP)!

JAWABAN

Sistem informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.

Suatu organisasi pendidikan akan menjalankan fungsi-fungsi operasi yang harus berjalan dalam organisasi tersebut untuk mencapai tujuan pendidikan. Fungsi-fungsi operasi dalam organisasi pendidikan meliputi fungsi operasi akuntansi/ keuangan, kepegawaian, akademik/Kurikulum, administrasi perkantoran, proses kegitan belajar mengajar, gedung dan ruang, perpustakaan, alumni. Untuk menjalankan fungsi-fungsi operasi tersebut dibutuhkan manajemen dengan fungsi-fungsi manajemennya harus dapat berjalan dengan baik. Fungsi-fungsi manajemen harus berjalan dalam menggerakan fungsi operasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan sekurang-kurangnya meliputi fungsi planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting. Fungsi menajemen memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi dan tingkat relasional yang kompleks antar fungsi operasi ketika harus menjalankan fungsi operasi tersebut yang di bangun dalam organisasi pendidikan. Dari uraian tersebut di atas dapat disebutkan bahwa wilayah garapan/pokok-pokok Menajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) meliputi :

1. Sistem Informasi Akademik
2. Sistem Informasi Ketenagaan
3. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana
4. Sistem Informasi Penelitian
5. Sistem Informasi Pengabdian pada masyarakat
6. Sistem Informasi Kesiswaan dan /alumni
7. Sistem Informasi Perpustakaan
8. Sistem Informasi Keuangan
9. Sistem Informasi Kerjasama

3. Bagaimana proses penggunaan ”MSIP” dalam meningatkan mutu layanan pendidikan!

JAWABAN

Manajemen Sistem Informasi Pendidikan (MSIP) adalah sistem yang didisain untuk kebutuhan manajemen dalam upaya mendukung fungsi-fungsi dan aktivitas manajemen pada suatu organisasi pendidikan. Maksud dilaksanakannya MSIP adalah sebagai pendukung kegiatan fungsi manajemen ; planning, organizing, staffing, directing, evaluating, coordinating, dan budgeting dalam rangka menunjang tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan. MSIP digunakan oleh penggunanya sebagai alat bantu pengambil keputusan dan oleh pihak lain yang tergabung dalam inter-organizational information system sehingga organisasi pendidikan dapat berinteraksi dengan pihak berkepentingan (stakeholders).

Dengan adanya MSIP organissi pendidikan akan merasakan beberapa manfaat sebagai berikut :

1. Tersedianya sistem pengeloaan data dan informasi pendidikan.

2. Terintegrasinya data dan informasi pendidikan untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

3. Tersedianya data dan informasi pendidikan yang lengkap bagi seluruh stakholders yang berkepentingan dalam bidang pendidikan.

Nilai penting MSIP adalah :

1. Sistem Informasi yang berbasis computer (computer-based information systems) memungkinkan pendelegasian kegiatan rutin.
2. Teknologi informasi memungkinkan pengolahan data secara lebih akurat dan andal.
3. Pembuatan keputusan akan ditunjang dengan pilihan alternatif yang lebih objektif dengan data pendukung yang lengkap
4. Monitoring dan evaluasi memerlukan penyerapan informasi secara cepat dan efisien.

4. Klasifikasikan kemudian deskripsikan jenis data yang biasa digunakan untuk kepentingan ”MSIP”!

JAWABAN

DATA adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai.

INFORMASI adalah data yang telah diproses sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakannya (McFadden, 1999). Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan (Davis, 1999)

Jenis Data Berdasarkan :
Sumber : Internal, eksternal
Tahapan Kegiatan : Primer, sekunder
Sifat : Dasar, Olahan, Interpretasi
Bentuk : Fisik, Non fisik/elektronik
Kerahasiaan : Terbuka, tertutup
Jenis Data berdasarkan sumber asal :

1. Data Terformat adalah data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu seperti tanggal, jam, mata uang
2. Teks adalah data/sederetan huruf, angka, simbol-simbol seperti artikel koran
3. Citra adalah data dalam bentuk gambar seperti foto, X-ray, tandatangan
4. Audio adalah data dalam bentuk suara seperti detak jantung, suara orang, suara binatang
5. Video adalah data dalam bentuk gambar bergerak seperti animasi, film

Jenis data yang biasa digunakan untuk kepentingan MSIP :

1. Data Informasi Akademik

2. Data Informasi Ketenagaan

3. Data Informasi Sarana dan Prasarana

4. Data Informasi Penelitian

5. Data Informasi Pengabdian pada masyarakat

6. Data Informasi Kesiswaan dan /alumni

7. Data Informasi Perpustakaan

8. Data Informasi Keuangan

9. Data Informasi Kerjasama

5. Deskripsikan fungsi manajemen sistem informasi dalam konteks :

a. Manajemen data

b. Pengambilan keputusan

c. Monitoring, evaluasi dan penilaian

d. Mengontrol kualitas

e. Meningkatkan daya kompetisi

f. Pengembangan kelembagaan (misalnya sekolah)

g. Mengefektifkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya

h. Menyederhanakan birokrasi

i. Meningkatkan efisiensi internal lembaga

j. Membuat perencanaan

k. Umpan balik

JAWABAN

1. Manajemen data

Fungsi manajemen system informasi dalam konteks manajeman data menyiratkan suatu kumpulan data yang terorganisasi beserta tata cara penggunaannya yang mencakup lebih jauh dari sekedar penyajian. Keberhasilan manajemen system informasi dalam kontek menajemen data bergantung pada tiga faktor utama yaitu :

1. keserasian dan mutu data,

2. pengorganisasian data

3. tatacara penggunannnya.

Perkembangan fungsi manajemen system informasi dalam konteks manajeman data dapat dilihat pada tiga hal pokok yaitu :

a. cara pengumpulan dan pemasukan data,

b. cara penyimpanan dan pengambilan data serta

c. cara penerapan data.

2. Pengambilan Keputusan

Manajemen informasi dalam pengambilan keputusan adalah Sistem Pendukung Keputusan (SPK) yang tidak ditekankan untuk membuat keputusan, melainkan melengkapi kemampuan untuk mengolah informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan. Manfaat yang dihasilkan dari manajemen informasi SPK :

1. Memperbesar kemampuan pengambil keputusan untuk memproses informasi dan pengetahuan.

2. Memperbesar kemampuan pengambil keputusan dalam menangani permasalahan yang kompleks, berskala besar, dan menggunakan banyak waktu.

3. Memperpendek waktu pengambilan keputusan.

4. Meningkatkan reliabilitas dari hasil keputusan dan outcome.

5. Mendorong pelaksanaan eksplorasi bagi pengambil keputusan.

6. Memberikan pendekatan baru dalam proses berpikir mengenai lingkup permasalahan dan konteks keputusan.

7. Membangkitkan bukti baru dalam mendukung sebuah keputusan atau konfirmasi dari asumsi yang sudah ada.

8. Menghasilkan keunggulan strategis dan kompetitif di dalam persaingan antar organisasi. termasuk kemampuan grafik menyeluruh atas pertanyaan-pertanyaan pengandaian.

3. Monitoring, Evaluasi dan Penilaian

Sistem Informasi adalah suatu sistem konseptual yang memungkinkan manajer untuk mengendalikan dan memonitor system fisik perusahaan yang digunakan untuk mentrans-formasikan sumber daya input menjadi sumber daya output.

Manajemen informasi dalam konteks evaluasi dan penilaian mempunyai manfaat sebagai berikut:

1. Kegiatan monitoring-evaluasi yang dilakukan secara internal dapat diintegrasikan ke public dengang dukungan manajemen system informasi.

2. Manajemen system informasi akan meningkatkan akuntabilitas program lembaga/ organisasi.

3. Keterlibatan publik melalui dukungan manajemen system informasi akan meningkatkan kinerja program lembaga/organisasi.

4. Mengontrol Kualitas

Manajemen informasi dalam konteks Kontrol terhadap kualitas memungkinkan untuk melakukan proses pengumpulan dan evaluasi fakta/evidence untuk menentukan apakah suatu sistem informasi telah melindungi aset, menjaga integritas data, dan memungkinkan tujuan organisasi tercapai secara efektif dengan menggunakan sumber daya secara efisien.

5. Meningkatkan Daya Kompetensi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.Oleh karena itu sangat jelas bahwa menajeman system informasi akan berdampak kepada peningkatan daya saing komptensi.

6. Pengembangan Kelembagaan (misalnya sekolah)

Manajemen system informasi yang berkualitas biasanya diukur dalam tiga dimensi berikut :

1. Dimensi waktu : informasi harus ada saat dibutuhkan (timeliness), selalu up to date (currency), disajikan berkali-kali sebanyak dibutuhkan (frequency), dan dapat menyajikan untuk periode sekarang, masa lalu dan masa datang (time perid)

2. Dimensi content : Informasi harus bebas dari kesalahan (accuracy), harus berhubungan dengan kebutuhan penggunanya pada situasi tertentu (relevance), disajikan secara lengkap (completeness), hanya yang dibutuhkan yang disajikan (cincisenee), dapat disajikan untuk lengkungan luas maupun terbatas atau internal/eksternal focus, dapat menunjukan kinerja dengan pengukuran aktivitas yang telah diselesaikan.

3. Dimensi bentuk : informasi harus dapat disajikan dalam bentuk yang mudah dimengerti (clarity), dapat disajikan secara detail atau ringkasan, dapat diatur dalam urutan tertentu, dapat disajikan secara narrative, dapat disajikan dalam media cetak.
Jika Manajemen system informasi dapat memenuhi syarat kualitas tersebut di atas, sudah barang tentu akan dapat mengembangkan kelembagaan.

7. Mengefektifkan Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya Lainnya Manajemen system informasi dalam konteks SDM berupaya agar keputusan yang diambil dan aktifitas yang dilaksanakan selalu mengacu kepada mutu SDM yang terukur dan dapat teramati validitasnya berdasarkan perilaku seorang pegawai (SDM) dalam suatu organisasi yang dirancang dalam system informasi manajemen sumber daya manusia.Aplikasi Manajemen system informasi dalam konteks SDM adalah aplikasi yang ditujukan untuk membantu organisasi/perusahaan mengelola kompetensi sumber daya manusia. Dalam hal ini pengelolaan SDM memiliki ruang lingkup :

1. Organisasi dan uraian jabatan pegawai

2. Pengelolaan standar kompetensi baik kompetensi dalam kaitannya dengan karakter pegawai maupun kinerja yang bersifat skill.

3. Pengelolaan data jabatan, kebutuhan kompetensi jabatan, dan penentuan level kebutuhan kompetensi jabatan

4. Pengelolaan data pegawai dan kompetensi individu

5. Aplikasi gap and match kompetensi

6. Aplikasi system perencanaan karir (rotasi, mutasi, demosi, promosi)

7. Aplikasi system kinerja

Dengan adanya manajemen system informasi SDM diharapkan pengelolaan SDM semakin efektif dan efisian

8. Menyederhanakan Birokrasi

Manajemen berbasis teknologi sistem informasi telah menjadi suatu komponen yang tidak terpisahkan dari mekanisme kantor. Penggunaan teknologi system informasi yang tepat dan didukung oleh keahlian personel yang mengoperasikannya dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan kinerja individual yang bersangkutan. Bahkan berbasis teknologi sistem informasi sangat meungkinkan untuk dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan cukup oleh seorang SDM saja. Dengan demikian manajemen berbasis teknologi sistem informasi dapat menyederhanakan birokrasi.

9. Meningkatkan Efisiensi Internal Lembaga

Pemanfaatan teknologi informasi dapat menghasilkan efisiensi dalam berbagai aspek pengelolaan informasi yang ditunjukkan oleh kecepatan dan ketepatan waktu pemrosesan, serta ketelitian dan kebenaran informasi (validitas) yang dihasilkan. Hal ini berkaitan dengan penggunaan perangkat keras komputer (hardware), program aplikasi pendukung (software), perangkat komunikasi dan internet sebagai sarana pengelolaan informasi.

10. Membuat Perencanaan

Perencanaan adalah proses di mana manajer secara matang dan bijaksana memikirkan dan menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan beberapa metode yang diperlukan untuk mencapainya, dan proses itu sendiri merupakan suatu cara sistematik yang ditetapkan untuk malakukan kegiatan. Dengan merujuk pada definisi di atas, maka manajemen berarti suatu proses yang menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.
Sebuah kebijakan informasi organisasi biasanya memberikan arahan baik bagi para pengelola maupun para pengguna informasi. Bagi para pengelola kebijakan informasi merupakan sebuah kerangka kerja yang berisi prinsip-prinsip organisasi yang berhubungan dengan informasi, penggunaannya dan pengelolaannya. Di antaranya menjamin pengalokasian sumber-sumber informasi penting dalam manajemen informasi. Sedangkan dari perspektif pengguna, kebijakan informasi merupakan sebuah jaminan bahwa organisasi mempunyai komitmen untuk menyediakan informasi yang dibutuhkannya. Dengan demikian dalam konteks perencanaan sebuah organisasi, manajemen informasi merupakan data base dimana pembuatan perencanaan menjadi lebih mudah, lengkap dan matang serta akurat.

11. Umpan Balik

Memahami karakteristik dari manajemen system informasi yang cenderung terdiri dari subsistem-subsistem yang sistematis dalam mengelola informasi baik secara prosedural maupun interaksional antar eleman, hal ini memungkinkan terjadinya prosedur analisis umpan balik antar elemen yang mudah, cepat, akurat, efektif dan efisien.

6. Berikan penjelasan perbedaan manajemen sistem informasi pendidikan konvensional dengan berbasis komputer (modern), dalam konteks planning, actuating, directing, innovating, organizing, staffing, controlling, representing, coordinating?

JAWABAN

Fungsi-fungsi manajemen :

1. Planning adalah : Perencanaan

2. Actuating adalah : action/realisasi kerja

3. Directing adalah Pengarahan

4. Innovating adalah Peningkatan Perbaikan/inovasi

5. Organizing adalah : Pengorganisasian

6. Staffing adalah : Manajemen Kepegawaian, menyangkut deskripsi jabatan/keahlian,fungsi, wewenang dan tanggung jawab.

7. Controlling adalah : Pengendalian

8. Representing adalah : Sumbangan dengan tugas pimpinan antara lain, menghadiri/memimpin rapat, melakukan perjalanan, melakukan kontrak/hubungan dengan pihak lain.

9. Coordinating adalah : Koordinasi/hubungan

Perbedaan Manajemen Sistem Informasi Pendidikan antara model yang konvensional dengan yang berbasis komputer/modern adalah :

Ø Model Konvensional, adalah sistem informasi yang dikerjakan secara manual. Bila dikaitkan dengan situasi sekarang dimana kemajuan teknologi informasi dan komunikasi demikian dahsyat, maka kondisi dan kemampuan Manajemen Sistem Informasi Pendidikan model konvensional adalah kebalikan dari model modern, sehingga fungsi-fungsi manajemen seperti planning, actuating, directing, innovating, staffing, controlling, refresenting, dan coordinating tidak akan semudah,sepraktis, seefektif dan seefesien pada penerapan model modern/berbasis komputer.

Ø Model Berbasis Komputer (Modern). MSIP berbasis komputer atau Computer Based Information System (CBIS) adalah sebuah sistem informasi yang menggunakan komputer dan teknologi telekomunikasi untuk melakukan tugas-tugas yang dikehendaki sehingga mampu melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar, dengan kecepatan tinggi, menyediakan komunikasi dalam satu sekolah atau antar sekolah yang murah, akurat dan cepat, seperti :

1. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tetapi mudah diakses

2. Melakukan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah

3. Meningkatkan efektivitas dan efesiensi pekerjaan

4. Menyajikan informasi dengan jelas dan menggunakan pikiran

5. Mengotomatiskan proses-proses pekerjaan, mempercepat pengetikan dan penyuntimngan

6. Melaksanakan hal-hal tersebut di atas jauh lebih mudah bila dibandingkan secara manual.

Berikut adalah infrastruktur dan arsitektur informasi model CBIS. Infrastruktur informasi terdiri dari fasilitas-fasilitas fisik, layanan dan manajemen yang mendukung semua sumber daya komputer dalam suatu lembaga/organisasi. Terdapat 5 komponen utama dari infrastruktur dimaksud, yaitu :

1. Perangkat keras (hardware)

2. Perangkat lunak (software)

3. Fasilitas jaringan dan komunikasi (Networks and communication facilities) termasuk internet.

4. Basis data (data base)

7. Faktor-faktor apa saja yang dapat menghambat pelaksanaan Sistem Informasi dalam dunia Pendidikan di Indonesia? Buat dalam bentuk tabel faktor penghambat dan sekaligus solusi yang mungkin dilakukan.

JAWABAN

Faktor Penghambat	Solusi
1. Belum terbentuknya high trust society	Sosialisasi tentang Iptek bagi dunia pendidikan
2. Masih belum memadainya sarana / prasarana	Pemerintah wajib anggaran dan menyediakan sarana dan prasarana
3. Masih kurangnya SDM yang memahami dan menguasai konsep dan implementasi sistem dan teknologi informasi	Perekrutan SDM dan Pelatihan SDM berkompeten di bidang teknologi informasi
4. Belum adanya aturan yang jelas dari pemerintah tentang MSI	Dibuat UU tentang Penggunaan Media Komunikasi
5. Etika dan moralitas masih belum mendapat tempat yang memadai	Dibuat UU tentang Kode Etik Dalam Informasi Komunikasi
6. Sulitnya mengubah perilaku siswa yang cenderung pasif untuk menghadapi pola siswa aktif	Perlu adanya inovasi dalam pembelajaran
7. Kurangnya tenaga pendidik yang trampil berteknologi, kreatif, dan inovatif untuk menyusun bahan ajar berbasis web yang interaktif dan dapat selalu diperbaharui	Diselenggarakan Pelatihan bagi guru dan siswa
8. Masyarakat masih mengutamakan formalitas dan legalitas (belajar konvensional)	Perlu sosialisasi tentang pemanfaatan teknologi informasi
9. Disiplin dalam belajar masih kurang, sedangkan dalam belajar berbasis web sangat ditekankan pada disiplin mandiri	Diselenggarakan Sosialisasi terhadap siswa